Cách tính chi phí logistics chi tiết cho doanh nghiệp

Trong lĩnh vực vận chuyển và chuỗi cung ứng, việc hiểu rõ cách tính chi phí logistics là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và gia tăng hiệu quả hoạt động. Chi phí logistics không chỉ bao gồm phí vận chuyển, mà còn gắn liền với lưu kho, đóng gói, xử lý hàng hóa, bảo hiểm và chi phí quản lý. Do đó, việc xác định chính xác từng hạng mục trong tổng chi phí sẽ giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ được cơ cấu và nguyên tắc xác định các khoản mục này, dẫn đến việc tính sai hoặc bỏ sót chi phí phát sinh. Vậy cách tính chi phí logistics cụ thể bao gồm những yếu tố nào và được xác định ra sao để phản ánh đúng giá trị thực tế của hoạt động chuỗi cung ứng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân tích chi tiết và hướng dẫn từng bước để tính toán một cách chính xác và minh bạch.

Mục lục

Các yếu tố cấu thành trong cách tính chi phí logistics

Việc hiểu rõ các yếu tố tạo nên chi phí logistics là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo tính toán chính xác. Mỗi yếu tố đều góp phần hình thành tổng chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu trong quá trình vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hóa.

Các thành phần chính bao gồm:

Chi phí vận chuyển: Đây là phần lớn nhất trong tổng chi phí logistics, bao gồm chi phí xăng dầu, phí cầu đường, chi phí thuê đơn vị vận tải hoặc mua sắm phương tiện.
Chi phí lưu kho: Bao gồm tiền thuê kho, điện nước, hệ thống quản lý kho (WMS), và nhân sự vận hành kho hàng.
Chi phí đóng gói: Bao gồm bao bì, vật liệu đóng gói, máy móc đóng gói và nhân công thực hiện.
Chi phí xử lý đơn hàng: Liên quan đến quá trình soạn hàng, kiểm đếm, phân loại, và in ấn hóa đơn giao hàng.
Chi phí bảo hiểm: Bảo hiểm hàng hóa, phương tiện vận chuyển, và rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
Chi phí quản lý và hệ thống: Bao gồm chi phí phần mềm quản lý logistics, hệ thống ERP, nhân sự điều hành và quản lý chuỗi cung ứng.

Tổng hợp các yếu tố này là tiền đề để xác định chính xác cách tính chi phí logistics và có chiến lược kiểm soát phù hợp nhằm tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Quản lý kho hàng là gì?

Phân loại chi phí logistics theo mô hình hoạt động

Để tính toán chi phí logistics hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại chi phí theo mô hình hoạt động cụ thể. Việc này giúp xác định được đâu là nhóm chi phí trực tiếp ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, đâu là chi phí gián tiếp hỗ trợ vận hành.

Chi phí logistics trong mô hình B2B

Trong mô hình doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), các chi phí logistics thường bao gồm những khoản mục phức tạp hơn do liên quan đến số lượng hàng hóa lớn và yêu cầu dịch vụ cao cấp hơn.

Chi phí vận chuyển theo tuyến cố định: Chi phí này được tính theo số lần vận chuyển định kỳ, thường sử dụng hợp đồng vận tải dài hạn.
Chi phí lưu kho trung gian: Hàng hóa thường phải được lưu trữ tạm thời tại kho trung chuyển trước khi được phân phối tới các nhà phân phối hoặc điểm bán.
Chi phí tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng: Do hàng hóa trong mô hình B2B yêu cầu chứng nhận, kiểm nghiệm, chi phí cho kiểm định và quy chuẩn logistics cũng được tính vào.

Chi phí logistics trong mô hình B2C

Với mô hình bán lẻ trực tiếp tới khách hàng (B2C), đặc biệt trong thương mại điện tử, chi phí logistics được phân chia rõ ràng hơn và phụ thuộc nhiều vào trải nghiệm khách hàng cuối.

Chi phí giao hàng chặng cuối (last mile): Là chi phí cao nhất trong logistics B2C, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và độ hài lòng của khách hàng.
Chi phí hoàn hàng: Trong trường hợp khách đổi trả sản phẩm, chi phí hoàn hàng, đóng gói lại và tái xử lý sẽ làm tăng tổng chi phí.
Chi phí tích hợp công nghệ: Gồm các khoản đầu tư vào phần mềm tracking đơn hàng, chatbot chăm sóc khách, ứng dụng quản lý kho trực tuyến.

Việc phân loại rõ ràng theo mô hình không chỉ hỗ trợ cách tính chi phí logistics chính xác mà còn giúp các bộ phận tối ưu từng hạng mục chi phí trong quá trình vận hành.

Tham khảo thêm: Dịch vụ quản lý kho chuyên nghiệp, tối ưu chi phí

Tính chi phí theo phương án vận tải và tuyến đường

Lựa chọn phương án vận tải hợp lý

Việc xác định phương án vận tải phù hợp góp phần quyết định ngân sách logistics. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố:

Loại hình vận tải: đường bộ, đường biển, đường hàng không, đường sắt hay kết hợp đa phương thức.
Tầm quan trọng về thời gian giao hàng: với hàng cần giao nhanh, chi phí vận tải cao hơn nhưng mang lại giá trị tiếp thị lớn.
Khối lượng và khối tích hàng hóa: ảnh hưởng đến đơn giá vận chuyển (giá theo kg, theo m³, theo kiện).
Tuyến đường vận chuyển: tuyến nội địa, liên tỉnh hay quốc tế, mỗi loại tuyến có chi phí dịch vụ và thuế hải quan khác nhau.

Cần so sánh đơn giá các nhà vận tải, tận dụng khối lượng lớn để đàm phán mức phí cạnh tranh, đồng thời cân đối giữa tốc độ giao hàng và chi phí tổng thể.

Xác định chi phí xăng dầu và phụ phí

Chi phí xăng dầu chiếm phần lớn trong vận tải đường bộ. Do đó việc theo dõi chỉ số biến động giá cả, áp dụng phụ phí nhiên liệu (fuel surcharge) rõ ràng trong hợp đồng giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phí cầu đường, bến bãi, lưu đêm cũng cần được tính đủ để cung cấp cái nhìn toàn diện về chi phí vận chuyển.

Tham khảo thêm: Cách Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả

Phương pháp tính chi phí logistics chi tiết

Công thức tổng chi phí logistics

Công thức tổng quát để tính tổng chi phí logistics:

Tổng chi phí logistics = Chi phí vận chuyển + Chi phí lưu kho + Chi phí đóng gói + Chi phí xử lý đơn hàng + Chi phí bảo hiểm + Chi phí quản lý

Việc tách riêng từng thành phần giúp:

Ghi nhận chính xác chi phí phát sinh.
Dễ dàng phân bổ theo đơn vị sản phẩm, từng đơn hàng.
Đánh giá hiệu quả từng mắt xích trong chuỗi vận hành.

Ví dụ minh họa cụ thể

Giả sử một đơn hàng B2B với khối lượng 1.000 kg, vận chuyển bằng xe tải tuyến Bắc–Nam:

Chi phí vận chuyển: 1.000 kg × 2.500 đ/kg = 2.500.000 đ
Phụ phí xăng dầu: 10% của phí vận chuyển = 250.000 đ
Chi phí lưu kho: 5 ngày × 100.000 đ/ngày = 500.000 đ
Chi phí đóng gói: 50.000 đ/đơn = 50.000 đ
Chi phí xử lý đơn hàng: 30.000 đ
Chi phí bảo hiểm: 0,5% giá trị hàng hóa (giả sử hàng hóa trị giá 100.000.000 đ) = 500.000 đ
Chi phí quản lý hệ thống & nhân sự: phân bổ theo đơn hàng ~100.000 đ

Tổng chi phí logistics = 2.500.000 + 250.000 + 500.000 + 50.000 + 30.000 + 500.000 + 100.000 = 3.930.000 đ

Quản trị và tối ưu chi phí logistics

Sử dụng công cụ công nghệ hỗ trợ

Hệ thống quản lý kho (WMS) giúp giảm sai sót, tăng hiệu quả lưu kho và xử lý đơn.
Phần mềm ERP tích hợp toàn diện quản trị vận tải, kho bãi, đóng gói, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
Phần mềm theo dõi đơn hàng và tracking khách hàng giúp giảm chi phí chăm sóc và tối ưu giao vận.

Đàm phán và hợp tác chiến lược

Doanh nghiệp nên:

Ký hợp đồng dài hạn với nhà vận tải để giảm đơn giá trên mỗi lần giao hàng.
Tìm đối tác kho bãi dịch vụ chia sẻ để tận dụng chi phí cố định.
Thiết lập hợp tác với các nhà cung cấp đóng gói để tối ưu chi phí vật liệu.

Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả

Theo dõi định kỳ các chỉ số như thời gian lưu kho trung bình, tỉ lệ hoàn đơn, tỉ lệ hư hỏng/thiếu hụt.
So sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến để điều chỉnh kế hoạch.
Báo cáo chi phí logistics phân theo từng loại hàng, kênh bán hàng, tuyến giao hàng để xác định yếu tố gây lãng phí hoặc chưa hiệu quả.

Cách tính chi phí logistics theo đơn vị sản phẩm hoặc đơn hàng

Phân bổ theo đơn vị sản phẩm: chia tổng chi phí logistics cho tổng sản lượng giao để biết chi phí logistics trung bình trên 1 sản phẩm.
Phân bổ theo đơn hàng (Order-based costing): tính chi phí logistics cụ thể cho từng đơn hàng (phù hợp với B2C, thương mại điện tử).
Phân bổ theo trọng lượng/khối lượng: với hàng dễ vỡ hoặc nặng, tính chi phí dựa trên trọng lượng thực hoặc khối lượng qui đổi.

Lợi ích của việc phân bổ chi phí rõ ràng

Hiểu rõ cấu trúc chi phí theo từng nhóm sản phẩm hoặc kênh phân phối.
Xác định sản phẩm hay đơn hàng nào đang gánh chi phí logistics cao hơn mức bình quân.
Điều chỉnh chiến lược giá thành, giá bán hoặc vùng thị trường nhằm tăng hiệu quả.

Đo lường và đánh giá sau mỗi chu kỳ

Kiểm tra và đối chiếu thực tế

So sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch trước khi giao hàng.
Xác định sai sót phát sinh như bất thường trong vận chuyển, lưu kho, xử lý đơn.
Áp dụng phương pháp variance analysis để phân tích nguyên nhân chênh lệch.

Báo cáo chi tiết và cải tiến liên tục

Báo cáo theo chu kỳ (tuần/tháng/quý) giúp đánh giá xu hướng thay đổi chi phí.
Đề xuất cải tiến: tối ưu tuyến đường, đổi hình thức đóng gói, tái thương lượng hợp đồng vận tải.
Thiết lập KPI logistics: thời gian giao hàng, độ chính xác đơn hàng, chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Mai Phát Ngọc là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ logistics toàn diện tại Việt Nam. Với nền tảng công nghệ hiện đại, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hệ thống mạng lưới vận tải đa phương thức, Mai Phát Ngọc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí theo cách tính chi phí logistics minh bạch và hiệu quả. Với tiêu chí “đồng hành cùng khách hàng phát triển chuỗi cung ứng”, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp logistics tiết kiệm – chuyên nghiệp – đáng tin cậy cho mọi loại hình hoạt động kinh doanh.

Việc áp dụng một quy trình tính chi phí logistics bài bản, chi tiết và rõ ràng theo từng hạng mục là cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hoạt động vận hành và nâng cao cạnh tranh. Bắt đầu từ cách xác định chính xác từng thành phần chi phí, lựa chọn phương án vận tải phù hợp, đến việc phân bổ chi phí theo đơn hàng hay đơn vị sản phẩm, kết hợp cùng quản trị dữ liệu theo chu kỳ, tất cả đều góp phần vào khả năng dự báo và điều chỉnh chiến lược hiệu quả. Kết quả cuối cùng là giảm lãng phí, gia tăng hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Hiểu đúng và làm đúng cách tính chi phí logistics sẽ là bước đột phá giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Tham khảo thêm